La implantación definitiva de un Cuadro de Mando Integral se desarrolla en dos fases diferenciadas.

• La primera es la formulación y construcción de una Estrategia en la empresa usuaria: esto implica un análisis organizacional que se convierte en fundamental para el proceso posterior. (las declaraciones de Misión, Visión y Valores). La determinación de objetivos, con su estructuración a través de las relaciones de causa y efecto, el establecimiento de indicadores, concreción de las metas, construcción de planes de acción y proyectos estratégicos, el nombramiento de responsables estratégicos y para que todo vaya bien, debe haber desde el principio el despliegue de un plan de comunicación e involucración que vincule a todas las personas relacionadas con ese planteamiento estratégico que se quiere desarrollar. 
• La segunda es la Implementación del Cuadro de Mando Integral y su Seguimiento. Lo que comencemos hay que darle continuidad y es aquí donde aparecerá como esencial la tecnología que desarrollemos, que será la que permite mantener la vigencia del Proyecto definido en la primera fase y su posterior Seguimiento. Es el tiempo de «recoger» y por tanto, importantísimo. 

Desde nuestro punto de vista, las dos fases, aunque en distinta proporción y con resultados diferentes, se realizan con una continuidad evidente y conforman «un todo».

En la primera fase es donde el diálogo sobre los indicadores y los razonamientos sobre la mejora de la propuesta de valor a nuestros clientes son de los más interesantes y enriquecedores. Es cuando se ven más las oportunidades del nuevo camino.

El Cuadro de Mando Integral, es en la primera fase el protagonista de todos los comentarios y conversaciones de la empresa, y sí está bien apoyado por la dirección tiene muchas posibilidades de triunfar.

La segunda fase, sin embargo el Cuadro de Mando Integral se presenta con una visión más práctica. Es a través del desarrollo de los sistemas que recogen la información normalmente de las BBDD, y los sistemas establecidos en la empresa, ERP, CRM, etc. más relevantes y la trasmiten a todos los colaboradores, es cuando de verdad el Cuadro de Mando Integral comienza su aportación que proporciona el mayor beneficio a la empresa.

La implementación se debe comenzar con el análisis de la información, procurando que sea coherente y homogénea, combinando adecuadamente los datos, verificando que sean fiables y midan lo que deben medir. El almacenamiento de estos datos normalmente está basado en una tecnología que permite consolidar, agrupar y disponer de la información desde del más bajo nivel al más alto, así como entre departamentos y secciones de la organización.

En fin, en esta fase entramos en la esencia del Cuadro de Mando Integral que no es otro que la transformación de la información en conocimiento, dar sentido a la información y que todos los colaboradores comprendan su utilidad para el trabajo y por tanto, la apliquen. La tecnología que se utiliza en el Cuadro de Mando Integral no es de carácter transacional sino decisional, es decir la que está en el entorno de Business Intelligence.

El cambio efectivo no es lo que se va a hacer -típico de la primera fase, durante el establecimiento del Proyecto Estratégico-, sino lo que se está haciendo en la segunda fase; y esto sólo sucede cuando cada empleado tiene la información de la cual se deduce su contribución al logro de los objetivos de la empresa. Es cuando se mide las actividades estratégicas y se aprecia de dónde vienen los aciertos o los problemas. Cuando se comprende plenamente las relaciones de causa y efecto entre los objetivos, se comienzan a realizar acciones diferentes y se cambia el sentido del trabajo hacia el nuevo enfoque estratégico que se ha establecido en el Proyecto.

Las revisiones de los indicadores son las que señalan si seguimos por el buen camino hacia el éxito esperado que produce el Cuadro de Mando Integral y el reporting.

La identificación del alcance de la implementación operativa debe estar presente desde los primeros momentos del diseño de la Estrategia y si notamos que los directores de la organización esperan resultados secuenciales, será preciso que la implementación se vaya también realizando de forma parcial. Los resultados obtenidos servirán para motivar a otros miembros de la organización y facilitarán el indispensable proceso de cambio.

El Cuadro de Mando Integral es esencialmente un proceso colaborativo e integrador. Debe afectar a la mayor parte de los colaboradores de la organización. Su interés y motivación se captará en el momento de la construcción; pero como la naturaleza humana tiende a ser olvidadiza necesita de una herramienta que le ayude a mantener el impulso inicial para realizar el seguimiento, éste papel le corresponde a la tecnología a través del software.

El Reporting.

El software permite medir, calcular, representar y comunicar cómo se comportan los objetivos a través de los indicadores. La experiencia enseña que «sólo se hace lo que se mide y después se comprueba». Y este es el papel que tienen los indicadores ayudados por el software. Nos facilita la relación y el envío del reporting.

El reporting periódico, nos permite disponer de señales de alerta y a través de representaciones gráficas se puede apreciar en un instante cómo evolucionan los objetivos y como nos desviamos -en bien o en mal- del camino que constituye la estrategia.

El software es el elemento básico de la comunicación entre los distintos estamentos de la organización también se prestará a indicarnos cómo será la retribución de los colaboradores implicados en la estrategia. Sí los indicadores evolucionan favorablemente se notará en la nómina de final de mes o del trimestre.